特定技能の採用の流れ｜国内2〜4か月・海外4〜8か月と月別の逆算カレンダー

採用ルートは大きく2つ

手続きの分岐は、在留資格の申請が「在留資格認定証明書交付申請」と「在留資格変更許可申請」のどちらになるかで決まります。海外から呼び寄せるなら前者、すでに日本にいる人を採用するなら後者です。ここで期間・費用・必要な工程がまとめて変わります。

• 国内在住者を採用する（在留資格変更許可申請） — すでに日本にいる特定技能外国人や、試験に合格した留学生などを採用します。在留資格の「変更」手続きで済むことが多く、比較的早く就労開始できます。
• 海外から呼び寄せる（在留資格認定証明書交付申請＋査証） — 海外にいる人材を採用します。交付後に査証（ビザ）の手続きが必要で、送出機関の関与や渡航の準備も加わるため、期間・費用ともに大きくなりがちです。

いずれの場合も、人材は原則として特定技能の試験（技能試験＋日本語試験）に合格しているか、技能実習2号を良好に修了していることが前提になります。この「どこから（国内／海外）」と「資格の取り方（試験合格／技能実習修了）」を掛け合わせると、実務上の採用パターンは次の4つに整理できます。

上の4分類は、出入国在留管理庁の制度情報をもとに当サイトが整理したものです。期間の軸では、上2つ（変更申請）が国内採用のおおむね2〜4か月、下2つ（認定証明書＋査証）が海外採用のおおむね4〜8か月に対応します。技能実習2号を良好に修了した場合、技能試験は「修了した技能実習の職種・作業と、従事する業務との関連性が認められる分野」で免除され、日本語試験（参照枠A2.2相当以上）は原則として職種を問わず免除されます（ただし介護分野の介護日本語評価試験、自動車運送業〔タクシー・バス〕・鉄道分野の「日本語教育の参照枠」によるB1相当以上の要件など、免除されない例外があります）。免除の正確な範囲は特定技能の試験、技能実習からの移行については育成就労・技能実習からの移行をご覧ください。

採用の流れ（6ステップ）

企業が踏むステップは6つです。まず全体像を、各ステップの目安期間とあわせて示します（期間は当サイトが一般的な進行を整理した目安で、書類の準備状況・繁忙期・本国側の手続きで前後します。各ステップの目安を単純に合計すると全体の目安を超えますが、②〜④などは並行・短縮できるためです）。

1. ① 分野・受け入れ要件の確認

   目安 〜1週間

2. ② 人材の確保（募集・紹介・面接）

   目安 2週間〜2か月

3. ③ 雇用契約（特定技能雇用契約）の締結

   目安 1〜2週間

4. ④ 1号特定技能外国人支援計画の策定

   目安 1〜2週間

5. ⑤ 在留資格の申請（入管の審査）

   国内の変更 1〜2か月・海外の認定 1〜3か月（処分までの実測 50〜70日台）

6. ⑥ 入国・就労開始と各種届出

   国内は在留カード受領後すぐ・海外は査証・渡航で＋数週間

1. ステップ1：自社の分野・受け入れ要件の確認

   まず、自社の業種が特定技能の対象分野に含まれるかを確認します。あわせて、受け入れ企業（特定技能所属機関）として満たすべき受け入れ要件——労働関係法令の遵守、報酬を日本人と同等以上にすることなど——を確認します。特定技能には1号・2号の区分があり、任せられる業務や在留の扱いが異なります（1号・2号の違い）。採用の入り口は1号で、上位区分の2号（在留期間の更新に上限なし）へは試験・実務経験の要件を満たして移行します（特定技能2号とは）。分野ごとに固有のルール（試験区分・協議会への加入など）があるため、業種別ガイドも参考になります。

2. ステップ2：人材の確保

   採用ルートを決め、人材を探します。このステップで押さえるのは①探す手段の選び方 ②試験の日程が生む空白（と分野ごとの受け入れ停止） ③国内在住者を採るときの在留資格まわりの確認の3つです。まず、主な手段と費用・期間への効き方は次のとおりです。

   人材を探す手段	費用の目安	期間への効き方
   人材紹介会社を使う	紹介手数料 20〜60万円程度（採用時に一度）	候補者が母集団として用意されているぶん面接までは早い一方、初期費用の山がここに来る
   求人媒体に出す	掲載料（媒体・期間による）	応募の集まり方に左右され、読めない幅が大きい
   自社で募集する（リファラル・SNS）	実質ゼロ（社内の工数のみ）	在職者のつながり次第。候補がいなければ着手できない
   スカウト型サービス（ダイレクトリクルーティング）	利用料（サービスによる）	自社から候補者へ直接声をかける。かけた工数と母集団の質に左右される
   ハローワークに求人を出す	無料	公的窓口。建設分野では国内人材確保の取組を示すハローワーク等での求人が受入計画の認定条件に含まれる

   紹介手数料の相場と料金体系は人材紹介手数料の相場で解説しています。

   なお、候補者が試験の合格を控えている場合は、不合格の場合は試験日の翌日から起算して45日間、同じ試験を受け直せないという規定が多くの分野で置かれているため、約1か月半の空白が採用スケジュールに乗ります（日本語試験のJFT-Basicにも前回の受験日から45日の規定があります。分野別の扱いは特定技能の試験が正）。⚠️ 45日は「受けられない期間」であって「次に受けられる日」ではありません——実際には45日が明けたあと、会場と日程の空きを待つ分がさらに乗ります。加えて外食業分野は、2026年4月13日以降に受理された申請から新規の受け入れが止まっています（海外からの呼び寄せ＝認定証明書交付申請は不交付、国内在住者からの変更許可申請も原則不許可。在留期間の更新は許可が継続されるため、すでに雇っている人材の更新は止まりません）。^[1][2]⚠️ 国内在住者なら採れる、とは読まないでください——医療・福祉施設給食製造の技能実習2号の修了者等に配慮する扱いはありますが、1号で就労開始できるとは限りません（なお「上限の範囲内で順次処理される」のは停止措置日より前に出した申請で、これとは別の扱いです）。あわせて1号試験の予約手続が国内外ともに停止しており、^[3]新しい合格者が増えない前提でスケジュールを引くことになります。⇒ 外食業で採用を検討しているなら、この記事の逆算カレンダーより先に特定技能の受け入れ停止（止まった手続き・止まっていない手続き）で例外に当たるかを確認してください（例外の全体像・処理の優先順・再開への備えは同記事が正）。分野別の試験日程・再受験のルールは特定技能の試験をご覧ください。

   国内在住者を採用する場合は、在留カードの確認を行います。出入国在留管理庁は、雇用契約などの場での身分確認に使える在留カード等読取アプリケーション（ICチップの情報と券面を見比べて偽変造の有無を確認する・本人の同意を得て提示を受ける）と、在留カード等番号失効情報照会（カード番号が失効していないかを確認する。結果はカード自体の有効性を証明するものではないため、読取アプリとの併用が案内されています）を提供しています。^[4]厚生労働省も、外国人雇用状況の届出の際に在留カード等の提示を受けて届出事項を確認するよう求めており、出入国在留管理庁の審査Q&Aも雇用にあたって在留資格を確認するよう案内しています。^[5]⚠️ 2026年6月14日以降の新様式カードは券面に在留期間の記載がなく、読取アプリでも在留期間などは2026年9月目途の改修版まで表示されません（確認方法＝特定技能の申請に必要な書類一覧）。また、留学生からの切り替えでは、在学中の資格外活動は包括許可で週28時間以内（教育機関の長期休業期間は1日8時間以内）が原則です。^[5]変更許可は、現に有する在留資格に応じた活動を行っていたか・素行・納税義務の履行などを総合的に勘案して判断されるため、^[6]許可の範囲を超えた就労歴は審査に影響し得ます（当サイトの整理）。

3. ステップ3：雇用契約（特定技能雇用契約）の締結

   採用が決まったら、特定技能雇用契約を結びます。報酬額が日本人と同等以上であること、フルタイムであることなど、制度上の基準を満たす内容にする必要があります。ここで先に確かめておきたいのが、フルタイムの中身です。運用要領は、本制度におけるフルタイムとは原則として労働日数が週5日以上かつ年間217日以上であって、かつ週労働時間が30時間以上であることをいう、としています。^[7]＝週4日勤務やパート・アルバイトの枠では、原則として特定技能で採れません。自社のシフトがこの線を割るなら、契約形態の設計から見直す必要があります。

   雇用形態にも制限があります。運用要領は、派遣形態での雇用が可能な分野を農業分野と漁業分野に限っています。^[7]＝この2分野以外で派遣を前提に組んでいるなら、直接雇用へ設計し直すところから始まります。

   もう1つ、雇用条件書は「申請人が十分に理解できる言語により作成し、申請人が内容を十分に理解した上で署名する」ことが求められます（雇用の経緯に係る説明書・1号特定技能外国人支援計画書も同じ扱いです）。^[7]日本語だけで作って署名をもらう運用は通りません＝翻訳の手配も工程に入れておきます。

   そして、支援の最初の1つ（事前ガイダンス）は、契約の締結時点で視野に入れておきます。支援の運用要領は事前ガイダンスの実施を「特定技能雇用契約の締結時以前に行うことが望まれます」としており、^[8]遅くとも在留資格の申請前に実施が必要です（次のステップ4）。条件面の整理は、後続の在留資格審査にも影響します。雇用契約の基準と、雇用条件書（参考様式）に書く記載事項は特定技能の雇用契約・雇用条件書で詳しく解説しています。

4. ステップ4：1号特定技能外国人支援計画の策定

   特定技能1号では、外国人材が安定して働き生活できるよう「1号特定技能外国人支援計画」を作成します。定めるのは、①事前ガイダンス ②出入国する際の送迎 ③住居の確保・生活に必要な契約の支援 ④生活オリエンテーション ⑤公的手続等への同行 ⑥日本語学習の機会の提供 ⑦相談・苦情への対応 ⑧日本人との交流促進 ⑨転職支援 ⑩定期的な面談・行政機関への通報という義務的支援10項目の実施内容です（各項目の実施基準・頻度は同記事で解説しています）。このうち①事前ガイダンスは、在留資格認定証明書の交付申請前（変更を伴う場合は変更申請前）に実施するものとされており、支援は在留資格の申請より前から始まります。

   支援計画を作成すること自体は受け入れ企業の義務で、委託先に肩代わりさせることはできません。委託できるのは計画に基づく支援の「実施」で、支援体制の要件を満たすのが難しい場合はその実施の全部を登録支援機関に委託できます（登録支援機関は計画の作成を補助できるにとどまります）。^[9]また、出入国在留管理庁への定期届出・随時届出など、委託しても企業自身に残る義務があります（後述）。自社で行うか委託するかの判断は自社支援か委託かの比較、機関の役割は登録支援機関とは？をご覧ください。

5. ステップ5：在留資格の申請

   人材の状況に応じて、次の申請を行います。
   ・国内にいる人 … 在留資格変更許可申請
   ・海外にいる人 … 在留資格認定証明書交付申請 → 交付後に在外公館で査証（ビザ）申請 → 入国
   審査には一定の期間がかかるため、スケジュールには余裕を持たせます。なお、報酬を得て業として行う在留資格の申請書類の作成は、行政書士（や弁護士）などの専門家の領域です。登録支援機関の業務には含まれないため、書類の作成が必要な場合は行政書士などの専門家と連携して進めます（当サイトは代行を行いません）。一方、申請書等の提出（申請取次）は行政書士の専管ではなく、国内にいる人の在留資格変更では地方出入国在留管理局長の承認を受けた受入れ企業・登録支援機関の職員も、外国人本人（又は法定代理人）の依頼を受けて提出でき、海外から呼び寄せる在留資格認定証明書の交付申請では雇用契約を結んだ企業の職員が代理人として自ら提出できます。⚠️ 変更・更新の取次は本人からの依頼が前提で、企業の意思だけで登録支援機関に委託できるものではありません（施行規則は登録支援機関の職員による取次を「特定技能の在留資格をもつて在留する者又は在留しようとする者の依頼によりするものに限る」と定めています）。

6. ステップ6：入国・就労開始と入国後の手続き

   在留資格が認められたら、入国・就労を開始します。入社時には社会保険・雇用保険の加入手続きも行います（日本人と同様に適用されることが受け入れの前提です＝特定技能の雇用契約・雇用条件書）。就労開始後も、生活オリエンテーションの実施や、受け入れに関する各種届出（定期届出など）が必要です。支援を登録支援機関に委託している場合は、これらの実施を支援機関がサポートします。この「届出」は提出先の異なる2つの制度に分かれます（後述）。採用後の定着まで見据えるなら、特定技能外国人の定着支援もあわせてご確認ください。

直列に積むと数か月延びる：並行できる工程と、全体を律速する工程

6ステップは番号順に並んでいますが、全部を直列に進める必要はありません。候補者が決まる前から企業側で着手できる工程が多い一方、候補者が決まらないと動かせない手続きや、決まっても短縮できない工程があります。

並行できる工程を前倒ししても、全体期間が律速工程（在留資格の審査・試験日程）より短くなることはありません。それでも前倒しが重要なのは、「できる」の工程を候補者決定後に直列で積み上げると、協議会の加入審査や建設の前提準備（CCUS登録・JAC等への加入）だけで数か月が上乗せになるためです。前倒しは期間を「縮める」ためではなく、「延ばさない」ために必須です。委託の判断や選び方は登録支援機関とは？・登録支援機関の選び方をご確認ください。

採用にかかる期間の目安

結論から言うと、着手から就労開始まで国内在住者の採用でおおむね2〜4か月（実測では3か月前後から）、海外から呼び寄せる場合で4〜8か月です。この幅がどこから来るかは、「採用活動そのものの期間」と「在留資格手続き（入管の審査）の期間」を分けて見ると分かります。後者は申請の種類ごとに標準処理期間が公表されているため、ここを軸にスケジュールを組みます。

在留資格手続き（入管審査）の標準処理期間

出入国在留管理庁は、申請の種類ごとに審査の標準処理期間を公表しています。

実際の処理日数はおおむね50〜70日台で推移している

この幅の「下限」でスケジュールを組まないのが実務のポイントです。出入国在留管理庁は、申請種類ごとの実際の処理日数（処分までの日数）も毎月公表しています。特定技能1号の公表値を抜粋すると、次のように推移しています。

※令和8年4月許可分以降の特定技能1号の値は、令和8年3月27日付「特定技能『外食業分野』における受入れ上限の運用について」に基づく措置により、外食業分野に係る申請を除外して算出されています。それ以前の月とは算出対象が異なるため、単純に比較できません。^[14][15]

読み取れるのは、どの月も標準処理期間の下限（1か月）では終わっていないということです。抜粋した7か月分では認定証明書交付が56.9〜73.5日、在留資格変更の処分までが60.4〜64.7日と、標準処理期間の上限寄りの水準が続いています。表は四半期ごとの抜粋に直近3か月分を加えたもので、載せていない月には認定証明書交付が75.1日（令和7年11月許可分）に達した月もあります。変更の「審査終了まで」は36〜47日程度で、処分までとの差は審査終了から結果の告知（入管への出頭）までの待ち期間です＝入社日の基準になるのは告知・在留カードの受領の側です。変更申請では、結果の告知まで「2か月強＋書類準備期間」を見込むのが安全です（月により変動します。処理日数には追加資料の提出を求めた場合にその資料が提出されるまでの日数を含み、不許可処分・申請取下げ等は含まれません。確認日2026年8月20日）。

申請そのものをどこへ・どう出すか（提出先の官署、窓口とオンライン、会社の誰が出しに行けるか）は特定技能の申請に必要な書類一覧で整理しています。

もうひとつ、就労開始日は新しい在留カードの受け取りまで含めて設計します。在留カードは、旅券への証印に代わる「許可の要式行為」＝許可証としての性格を持ち、^[16]出入国在留管理庁は郵送で受領する場合について「在留カードの送達を受けた時から効力が及びます」としています。^[10]＝カードが届く前の日を入社日に置くと、働けない期間が生まれます。逆算カレンダーの終点は「許可が出た日」ではなく「カードを受け取った日」です。上の処理日数（処分まで）には、審査終了から結果の告知までの待ち期間が含まれています。オンライン申請で郵送を選ぶ場合は、審査終了のメール→手数料納付書など必要書類の送付→新しい在留カードの郵送、の順で進み、到着までの固定日数は示されていません（カード作成時点でメール通知・令和8年5月時点で「一定の日数がかかっています」との案内）。^[10]出入国在留管理庁は、早く受け取りたい場合は窓口での受領を勧めています（郵送を選べないケースの一覧＝特定技能の申請に必要な書類一覧）。

申請より前に動き出す手続きと、その所要期間

在留資格の申請より前に完了・進行していることが求められる手続きがあり、これが着手月を決める実質的な制約になります。所要期間は分野で大きく違います。

• 分野別協議会への加入 — 建設を除く16分野の運用要領（別冊）が「在留諸申請の前に」加入することを求めています。令和6年6月15日以降は、初めての受け入れでも申請時に加入を示す書類の提出が求められます（かつて一部分野で認められた「受入れ後4か月以内」の加入は旧ルールです）。加入審査に要する期間は分野により大きく異なり、たとえば農林水産省の食品産業特定技能協議会（飲食料品製造業分野・外食業分野）は、必要書類の送付後、加入証の発行までに2〜3か月程度かかると案内しています。^[17]加入申請そのものは、受け入れる外国人が決まる前に出せます——申請に使うのは会社・事業所の情報で、受け入れ予定の国籍・人数・時期を書く欄がある分野でも、候補者個人の氏名や雇用契約書までは求められません（主要分野の申請様式・公式案内での確認結果です。食品産業特定技能協議会は、外国人が未定の場合は誓約書の氏名・性別・国籍・地域・生年月日の項目が未記入でも受け付けると明記しています^[17]。介護分野の入会申請も法人と受け入れ予定の事業所の情報で行い、雇用条件書や在留カードの写しなど外国人ごとの書類は就労開始後4か月以内に登録する入会後の別手続き＝就労開始前の外国人の情報はそもそも登録できません^[18]。ビルクリーニング分野の入会規程が申請時に求める外国人の情報も「国籍及び人数」までです^[19]）。なお、ビルクリーニング分野では厚生労働省が、入会手続きは受入れ企業自身が行うもので、登録支援機関による代行は認めていないと明示しています＝加入の実務は分野によって運用が異なります。公式の目安があるだけでも、約10営業日（林業）から2〜3か月まで分野で幅があります。自社の分野の所要期間は、その協議会・登録法人の窓口で必ず確認してください。加入審査を待つ間も、人材の確保・雇用契約・支援計画の準備は並行して進められます（上の「並行できる工程」の表）。全17分野の協議会名・所管省庁・加入までの目安は分野別協議会の一覧にまとめています。
• 市区町村への協力確認書 — 初めて受け入れる場合は雇用契約の締結後・在留資格の申請の前に、事業所の所在地と住居地の市区町村へ提出します（一度提出すれば、同じ事業所での2人目以降の申請では再提出不要。記載事項が変わったときはあらためて提出します。詳細は義務的支援10項目）。
• 建設分野の受入計画の認定 — 建設分野では、企業側に建設特定技能受入計画の国土交通大臣による認定が求められます。国土交通省は「建設特定技能受入計画認定申請から認定までは1か月半〜2か月程度（補正期間を除く）を見込んでいます」「地方によっては、更に数か月かかることがあります」と案内しています。^[11]⚠️ 受入計画の申請には雇用契約書など採用する本人が決まってからの書類が必要な一方、前提となるCCUS（建設キャリアアップシステム）の事業者登録やJAC等への加入は候補者決定前から進められます（JACが入会に必要と案内しているのは履歴事項全部証明書・印鑑証明書等の会社の書類の提出と年会費の負担・理事会の承認で、受け入れる外国人の情報や雇用契約書は含まれていません^[20]）。国土交通省は「特定技能外国人受入事業実施法人への加入や建設キャリアアップシステムへの登録にはそれぞれ一定の時間がかかります」として、認定申請の前に計画的に手続きするよう案内しています。^[11]団体ごとの実際の所要期間は特定技能「建設」の採用が正です。受入計画の認定申請は雇用開始日の概ね6か月前から受け付けられます（技能実習からの移行は実習計画の修了期日の6か月前から）。この申請を早い時期に出すには、前提のCCUS登録・JAC等への加入をそれより前＝半年以上前に済ませておく必要があります。国土交通省は「当省の認定が出ない限り出入国在留管理庁の許可等は出ません」と注意を促しています（受入計画の認定証が在留諸申請の添付書類になるため）（国土交通省は在留諸申請を「就労の開始を希望する日より2〜3か月前を目安に申請してください」と案内していますが、本記事の実測〔処分まで50〜70日台〕を踏まえると、この目安の後ろ側＝3か月前で見るのが安全です）。建設分野固有の段取りの全体像は特定技能「建設」の採用で解説しています。

申請の前に完了させておくものの一覧と、建設分野の要件の中身（協議会の構成員となるのは分野所管省庁の登録を受けた登録法人で、企業に求められるのは受入計画の認定と建設業者団体への加入。いずれの団体にも加入していない場合は企業自身が登録法人の構成員となる道があります）は、特定技能で企業に求められる受け入れ要件で整理しています（根拠条文と出典は同記事が正）。

入社してほしい月からの逆算カレンダー

着手の目安は、国内在住者の採用で就労開始希望月の3〜4か月前、海外から呼び寄せる場合で6〜8か月前です（上の処理日数を上限寄りで見込んだ場合）。「◯月に働き始めてほしい」から逆算して月別に並べると次のとおりです。

上の表は、当サイトが一般的な進行の目安（国内3〜4か月前・海外6〜8か月前）を月別に整理したもので、編集部整理の目安です。特定の期間での採用完了を保証するものではなく、書類の準備状況・本国側の手続き・試験の合格状況・住居の準備により前後します。4月の就労開始を狙う場合は、上記の注記のとおり申請が集中しやすい時期に重なるため、さらに1か月前倒ししておくと安全です。また、協議会の加入審査に2〜3か月程度かかる分野（飲食料品製造業など）では、上の目安からさらにその分早く（国内採用なら就労開始希望月の5〜7か月前から）、建設分野では前提のCCUS登録・JAC等への加入込みで半年以上前から動き出す必要があります。海外ルートの着手を安全側の6〜8か月前としているのは、査証・渡航・送出国側の手続きの振れ幅が大きいためです（全体期間の幅は4〜8か月）。

最短側の目安も添えます。試験に合格済みの国内在住者を採用し、協議会加入など企業側の準備が先に済んでいる場合でも、在留資格変更は結果の告知（処分）まで実測でおおむね2か月前後かかるため、全体目安「2〜4か月」の下限側は現在の審査水準では出にくく、着手から就労開始までおおむね3か月前後が実務的な下限です（当サイトの整理）。

⚠️ 上の逆算表も、この最短側の目安も、候補者が試験に合格済みであることが前提です——まだ合格していない人を採るなら、この手前に「受験の機会がいつあるか・受けてから結果が出るまで・落ちた場合にもう一度受けられるまで」という待ち時間が乗るので、工程ごとの目安を特定技能の試験（落ちたときに空く時間）で確認し、自社の分野と受験地に置き直してください（出所の違う数字を足し合わせる形になるため、そちらでも合計の「◯か月」は出していません）。

技能実習2号から移行する場合は、技能試験・日本語試験が免除される扱いがあり、在留資格変更を中心に国内採用と同じ2〜4か月程度が目安ですが、移行できる時期（実習の修了時期）に合わせた調整が必要です。とくに自社で技能実習2号として在籍中の人材の移行は、募集の工程が不要なぶん最短側になります。制度の違いは技能実習から特定技能への移行で整理しています。就労開始後に何年働けるか（在留期間の上限・更新）は特定技能の在留期間と更新、家族帯同の可否と呼べる時期は特定技能1号・2号の違い（2号の家族帯同の節）をご覧ください。

期間が延びやすい要因

• 書類の不備・追加資料の求め — 申請後に追加書類を求められると、その日数も上の処理日数に含まれる形で審査が延びます。不交付・不許可となった場合の進み方（不服申立ての手続はなく、整え直して再申請）は不交付・不許可になったらどうするかをご覧ください。
• 4月の就労開始に向けた申請の集中 — 出入国在留管理庁が公表資料で長期化の傾向を注記している時期です。
• 海外側の手続き — 査証申請、送出機関の手続き、健康診断、渡航準備など、日本の審査以外の工程。
• 試験の再受験 — 技能試験は多くの分野で不合格後45日間は同じ試験を受け直せず、日程が後ろへずれます。日本語試験は試験の種類で実施回数が違い、年数回のものは空白がさらに長くなります（ステップ2参照）。
• 支援体制の準備不足 — 支援計画や登録支援機関の選定が固まっていないと、申請の準備段階で時間がかかります。

手続きの実務：書類・入国準備・採用後の届出

ステップ5までに用意が進む書類の全体像

出入国在留管理庁の提出書類一覧は、申請の種類ごとに3つのグループ（表）で構成されています。^[21]ステップ3・4で作る契約書や支援計画書がそのまま提出物になるため、どのグループに何が入るかを先に把握しておくと準備の順番を決めやすくなります。

• ① 申請人に関する書類（第1表） — 申請書・写真・健康診断個人票のほか、企業が作成する特定技能雇用契約書の写し・雇用条件書の写し・報酬に関する説明書・1号特定技能外国人支援計画書もこの表に含まれます（「本人が用意する書類」だけではありません）。⚠️ 国内在住者を採用する場合（在留資格変更許可申請）は、これに加えて本人の税・社会保険の納付状況を示す書類が第1表に入ります——個人住民税の納税証明書・課税証明書と同一年の給与所得の源泉徴収票の写し、医療保険の資格情報の写し（マイナポータルからダウンロードしたもの）または資格確認書の写しと国民健康保険料（税）納付証明書、国民年金の被保険者記録照会（納付Ⅱ）または申請日の属する月の前々月までの24か月分の保険料領収証書の写しなどです（保険関係はいずれも申請人が当該保険の被保険者である場合。保険者番号・被保険者等記号番号はマスキング（黒塗り）が必要です）。^[21]海外から呼び寄せる認定証明書交付申請の第1表にはこれらはありません＝国内採用でだけ「本人側の書類を集める時間」が工程に乗ります。滞納がある場合は「公的義務履行に関する誓約書」（参考様式第1-26号）を添える扱いがあり、滞納＝即アウトではありませんが、証明書の取得・是正に時間がかかるため候補者が決まったら早い段階で本人に確認しておくのが実務のポイントです。
• ② 所属機関に関する書類（第2表） — 受け入れ企業の実在・経営状況・法令遵守を示すもの。特定技能所属機関概要書、登記事項証明書、労働保険・社会保険関係の書類などです。
• ③ 分野別の書類（第3表） — 分野ごとの誓約書、協議会の構成員であることを示す書類、技能試験・日本語試験の合格証明。

なお、国籍によっては第1表に「二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類」が加わります。対象の国籍は令和8年6月時点で、認定証明書交付申請がカンボジア・ベトナム、在留資格変更許可申請がカンボジア・タイ・ベトナムです。^[21]送出国側の手続きが必要になる分、着手を早める必要があります（国ごとの手続きは特定技能の対象国と国別の手続き）。

様式番号と提出物の全点、どの一覧表ファイルを使うかは特定技能の申請に必要な書類一覧で、会社の誰が申請を出しに行けるかは在留資格の申請はどこへ・誰が・どう出すかで整理しています。なお、2人目以降・継続の採用では、所属機関側の書類（第2表の1〜3）の提出を省略できる扱いがあります。提出書類一覧が挙げる条件は同一年度内に特定技能外国人を既に受け入れていることで、^[21]このほかにオンライン申請・電子届出を条件とするルートもあります。⚠️ 「2回目だから自動的に省ける」ではありません——年度をまたぐと同一年度内のルートは使えなくなります（2つのルートの条件と落とし穴は特定技能で企業に求められる受け入れ要件が正）。複数人を同時に申請する場合は、申請書に添える申請人名簿の様式があり、^[21]オンライン申請にも複数人の情報を一括入力できるテンプレートがあります。ただし出入国在留管理庁は、一括で提出しても「個別の申請として別々に受理」され、申請内容等の確認に時間を要する場合には個別に審査を行うため「全体としての審査期間に変わりはありません」と案内しています＝一括提出は入力・提出の効率化であり、審査期間の扱いは変わらないと見ておくのが安全です。^[22]

入国前後に企業が整える生活基盤（入国準備チェックリスト）

在留資格が認められてから就労開始までの間に、企業（または委託先の登録支援機関）は、外国人が来日直後から生活できる基盤を整えます。住居の確保や生活に必要な契約に関する支援は、1号特定技能外国人支援計画の「義務的支援」に含まれるため、登録支援機関に委託していればその実施を任せられます（在留資格の申請書類の作成・申請取次とは異なり、これらは支援機関の業務範囲です）。

海外から呼び寄せる場合の入国直前の流れ

在留資格認定証明書が交付されたら、企業がその証明書を本人へ送り、本人が在外公館（日本大使館・領事館）で査証（ビザ）を申請します。外務省は、査証の審査に要する時間を「申請内容に特に問題のない場合、在外公館が申請を受理してから概ね1週間」としています。^[23]⚠️ ただし外務省は、必要に応じて書類の追加提出を求めること・在外公館から外務省（東京）へ照会して審査する場合があり、その場合は結果が出るまでに時間を要するとも書いています＝海外ルートの逆算では、この1週間を下限として見るのが安全です。あわせて渡航の準備も進めます。送出国側の手続き（送出機関の関与・費用の公的ルール）は国によって異なり、費用面は特定技能の採用費用・相場で送出国別に、国ごとの送り出し手続きは特定技能の対象国と国別の手続きで整理しています。注意したいのは、出入国在留管理庁の取扱いで、2022年8月1日以降に作成された認定証明書は作成日から3か月間有効とされている点です。この期間内に査証の取得・渡航を済ませるようスケジュールを組みます。^[24]

住居の確保

義務的支援として、賃貸借契約の連帯保証人になる・社宅を提供する・住居探しに同行するといった形で住居を確保します。確保する居室の広さには目安があり、運用要領上、1人当たり7.5㎡以上（当サイトの換算で約4.5畳相当。畳数は運用要領の記載ではありません）が求められます（複数人で住む場合は、居室全体の面積を居住人数で割った値で判断します）。ただし、技能実習2号などから特定技能1号へ移行するときに、企業が申請の時点で既に確保している社宅等へ引き続き住む場合は、寝室が1人当たり4.5㎡以上を満たしていればよいとされています（技能実習を終えて一度帰国し、認定証明書の交付申請に及んだ人が、技能実習生として住んでいた社宅等に戻る場合も同じ扱いです）。^[8]

来日直後に必要な生活の手続き（チェックリスト）

来日後すぐに必要になる各種手続きも、義務的支援として企業・支援機関が書類の提供・窓口の案内・必要に応じた同行などで補助します。

• 銀行口座の開設 — 報酬の口座振込に必要です。
• 携帯電話の契約
• ライフライン（電気・ガス・水道）の開通
• 市区町村での住民登録などの公的手続き

空港への出迎え・住居までの送迎、そして生活オリエンテーション（ゴミ出しや公共交通、医療機関、緊急時の連絡先などの案内）も義務的支援に含まれ、就労開始後の定着に直結します。義務的支援10項目の全体像は義務的支援10項目、入社後の定着まで見据えた支援は特定技能外国人の定着支援で解説しています。

入国後の届出は2系統：入管とハローワーク

就労開始後に必要な届出は、出入国在留管理庁への届出とハローワークへの届出の2つの制度に分かれています。混同しやすいので、ここで整理しておきます。

• 出入国在留管理庁への届出 — 特定技能所属機関として受け入れ状況などを届け出る定期届出と、雇用契約・支援内容の変更時に生じる随時届出（事由が生じた日から14日以内）です。定期届出は四半期ごとから年1回へ切り替わり、四半期ごとの提出は2025年4月15日提出分が最後・次回は2026年4月以降とされました。現在は対象期間が4月1日〜翌年3月31日、提出期間は翌年5月31日までです（5月31日が土日祝なら翌開庁日）。^[25]＝入社月がいつであっても、最初の定期届出は「入社した年度の翌年5月31日まで」に来ます。⚠️ 年1回なのは届出で、定期面談は3か月に1回以上と頻度が別です（義務的支援10項目）。これは受入れ機関自身の義務で、登録支援機関に丸投げすることはできません。詳しくは特定技能の費用（相場と維持費・ランニングコスト）で解説しています。
• ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」 — こちらは特定技能に限らず、外国人を雇用するすべての事業主に課された別制度の義務です（労働施策総合推進法に基づく届出）。外国人を雇い入れたとき・離職したときに、氏名・在留資格・在留期間などをハローワークへ届け出ます。雇用保険の被保険者になる場合は資格取得届・資格喪失届と一体で提出し、被保険者でない場合も所定の様式で別途届け出ます。提出期限は、被保険者は雇入れが翌月10日まで・離職が翌日から起算して10日以内、被保険者でない場合は雇入れ・離職とも翌月末日までです。怠ったり虚偽の届出をしたりすると、30万円以下の罰金の対象になります。^[26]

いずれの届出も企業（受入れ機関・事業主）自身の義務であり、登録支援機関の業務（支援計画に基づく各種支援の実施）や当サイトの代行対象には含まれません。実務の進め方に不安がある場合は、社会保険労務士など労働関係の専門家と連携して進めることもできます。

費用もあわせて確認を

費用は採用の各ステップで段階的に発生します。どのステップで何の費用がかかるかを時系列で押さえておくと、総額の見通しが立てやすくなります。

初期費用の合計は、費目の組み合わせで幅がありますが、国内在住者の採用でおおむね30〜60万円程度、海外からの呼び寄せでは50〜100万円程度が、よくある構成での目安です（当サイトの整理＝各費目の最小・最大の単純な合算ではありません。表の金額は、国に納める申請手数料〔公定額〕を除きいずれも市場の目安です）。費用の本体は、初期は専門家報酬・紹介手数料、就労開始後は月額の支援委託費の側で、申請手数料（額の根拠＝出入国在留管理庁の手数料案内^[27]）の比重は小さいことがわかります（下のNoteのとおり2026年10月1日以降の申請分からは手数料の比重が上がります）。各費目の詳細と根拠、採用ルート別の総額モデルは特定技能の費用で解説しています。

採用後に毎年かかり続ける維持費と人材紹介手数料の料金体系は特定技能の費用を、費用負担を軽減できる外国人雇用の助成金・補助金もあわせてご覧ください。

まとめ

特定技能の採用は、①分野・要件の確認 → ②人材の確保 → ③雇用契約 → ④支援計画の策定 → ⑤在留資格の申請 → ⑥入国・就労開始という6ステップで進みます。全体期間は国内在住者の採用でおおむね2〜4か月、海外から呼び寄せる場合で4〜8か月が目安です（当サイトの整理・実測の審査日数では国内も3か月前後〜が現実的）。

着手は入社希望月から逆算します。基準は国内3〜4か月前・海外6〜8か月前で、協議会の加入審査に2〜3か月かかる分野なら5〜7か月前、建設分野はCCUS登録・JAC等への加入込みで半年以上前です。全体を律速するのは入管の審査と試験の日程。ほかの工程は募集と並行して進められますが、⚠️ 建設を除く16分野は申請より前に協議会の加入を終えている必要があり、着手が遅れた前置き手続きはそのまま全体を延ばします。逆算の終点は許可が出た日ではなく、新しい在留カードを受け取った日です。

報酬を得て業として行う在留資格の申請書類の作成は行政書士などの専門家の領域であり、支援計画に基づく支援の実施は登録支援機関に委託できます（支援計画を作成すること自体は企業の義務として残ります。申請書等の提出＝申請取次は、変更・更新なら承認を受けた自社・登録支援機関の職員が本人の依頼を受けて、認定証明書の交付申請なら雇用契約を結んだ企業の職員が代理人として行えます）。

⚠️ 外食業分野は新規の受け入れが止まっています（要点参照）。同分野なら、上の逆算より先に特定技能の受け入れ停止（止まった手続き・止まっていない手続き）をご確認ください。

制度の全体像と、費用・要件・支援機関まわりの細かな疑問は特定技能とは？、受け入れ企業の要件は受け入れ要件で確認できます。